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KinéBUSINESS vous partage la check-list complète de l'organisation d'un événement professionnel réussi !

Check-list : organisez votre événement professionnel dans les règles de l’art

Organiser un événement d’entreprise peut paraître fun sur le papier, mais dans les faits c’est autre chose…  Qu’il ait une fonction commerciale ou non, il est primordial de penser à toutes les étapes nécessaires à sa réalisation et aux détails qui marqueront les esprits. Créativité, rigueur, planification… nous vous donnons quelques conseils pour bien préparer votre événement professionnel.

Avant l’événement

C’est évident, toute la partie antérieure au déroulement de l’événement est essentielle car la réussite de votre projet dépend en grande majorité de l’organisation de celui-ci. Cette phase préliminaire comporte plusieurs étapes qui vous aideront à réaliser votre projet :

1 : Déterminez les objectifs de votre événement

L’événement d’entreprise désigne de nombreuses formes de manifestations. En définissant les objectifs de votre événement, vous déterminez la ligne directrice qui conduit toute l’organisation de votre projet. Vous souhaitez partager un changement dans l’entreprise, renforcer la cohésion de vos équipes, évoquer de nouvelles perspectives ou simplement passer un moment agréable ?
Il est nécessaire ensuite de caractériser les différents aspects de votre projet selon vos objectifs. Qui sont vos invités ? Combien seront-ils ? Quel message souhaitez-vous leur transmettre ?
N’hésitez pas à poser les choses par écrit, cette trame vous permettant d’y voir plus clair et de hiérarchiser les priorités liées à votre projet. Une fois la réponse à ces questions établie, vous êtes sur la bonne voie pour passer à l’étape suivante.

2 : Définissez le budget de votre événement

Avant de planifier les prochaines étapes, il est impératif de déterminer le budget que vous souhaitez accorder à la réalisation de votre événement professionnel. Cela vous permet de définir plus clairement vos besoins, tout en évitant les mauvaises surprises.

Pour déterminer votre budget, vous devez prendre en compte de nombreux éléments :

  • Coût de la location de salle
  • Coût de la restauration
  • Coût de l’animation
  • Dépenses matérielles et techniques
  • Dépenses en marketing et communication
  • Frais de personnel
  • Dépenses en logistique…

Tous ces éléments vous aident à définir votre budget et à savoir si ce dernier est flexible ou non en fonction des prestations choisies.

3 : Trouvez la date de votre événement

Vous savez désormais qui inviter et quel budget allouer à votre événement, il est donc temps de choisir la date. Cette étape est essentielle car elle vous permet d’anticiper les différentes phases de l’organisation et de vous assurer que tout soit prêt le jour J. N’hésitez pas à inscrire cette date dans votre agenda, à la communiquer à toutes les personnes qui vous accompagnent dans la réalisation de votre événement et à prévoir des rappels hebdomadaires.

Pour trouver la date idéale, il vous faut prendre en considération les habitudes de travail de vos invités. Vous devez, dans l’idéal, éviter les vacances scolaires ainsi que le lundi, le mercredi et le vendredi. Regardez ensuite si d’autres événements similaires au vôtre sont prévus, sans oublier de vérifier également le calendrier des grandes manifestations sportives et culturelles. Cette vision d’ensemble vous permet de choisir objectivement la date convenant au plus grand nombre d’invités.

4 : Choisissez le lieu de votre événement

Votre région regorge certainement de lieux conventionnels ou plus originaux capables d’accueillir votre événement. Soyez curieux et n’hésitez pas à sortir des sentiers battus pour dénicher la perle rare. Pensez également à vos convives. Combien seront-ils ? Qui sont-ils pour vous ? Grâce à ces questions, vous déterminez le lieu le plus adapté. Pensez à tout : logistique, accueil, stationnement, commodités… Chouchoutez vos invités, la réussite d’un événement se joue souvent dans les petits détails !

5 : Faites la liste des invités et envoyez les invitations

Il est impératif de dresser la liste de tous vos invités et de les prévenir suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent vous informer de leur présence ou non. D’ailleurs, si votre événement se déroule hors de vos locaux prévoyez d’envoyer les invitations au minimum trois semaines avant le jour J. Aussi, n’hésitez pas à relancer vos invités la semaine précédant l’événement. Cette étape est primordiale pour la réservation de la salle, la mise en place du repas ou du buffet et l’anticipation de la logistique.

6 : Contactez les prestataires

D’abord, déterminer tous les services dont vous avez besoin en visualisant l’intégralité de votre projet. Pensez à l’accueil qui permet à vos convives d’être dans les meilleures conditions pour assister à votre événement. Puis pensez à la restauration, le traiteur choisi doit être en accord avec l’image de votre événement tout en proposant une touche d’originalité qui saura surprendre vos invités. Vient ensuite le moment de préparer les animations et la décoration qui plongeront vos invités dans l’atmosphère que vous avez choisi.

De nombreux prestataires répondront certainement à vos besoins, mais lesquels sauront pleinement vous satisfaire ? Comment sélectionner ceux qui vous correspondent le mieux ? Trois qualités sont essentielles : la réactivité, la disponibilité et l’adaptabilité. Il ne vous reste plus qu’à trouver le rapport qualité / prix qui vous convient, sans oublier bien sûr la relation de confiance indispensable à la réussite de toute collaboration.

Enfin, ne négligez pas la phase de briefing, essentielle pour le bon déroulement de votre événement.

7 : Créez la surprise

Et si vous surpreniez vos invités ? Mettre en place des éléments qui créeront des moments marquants voire inoubliables donne une toute autre dimension à votre événement. De la plus simple des intentions, à la plus surprenante des surprises en passant par le petit détail inattendu, vous dépasserez à coup sûr les attentes de vos convives.

Pendant l’événement

Afin que toutes les étapes de votre événement soient respectées et réalisées dans les temps, l’organisateur doit coordonner et superviser toutes les personnes impliquées dans le projet. À ce moment, la logistique doit être entièrement planifiée, ainsi il ne vous reste plus qu’à suivre le déroulement de votre plan.

1 : Accueillez vos convives

Être accueillant est la clé pour bien démarrer votre événement. Prévoyez un service d’accueil qui s’occupera des invités dès leur arrivée et leur montrera où se trouvent les vestiaires et autres commodités. Un participant bien reçu sera plus enthousiaste et chaleureux tout au long de l’événement.

2 : Supervisez le bon déroulement de votre événement

Vérifiez en permanence le bon fonctionnement de votre projet pour éviter les problèmes techniques ou d’organisation. Supervisez vos prestataires afin qu’ils répondent aux besoins de vos invités. Votre bonne préparation en amont vous aura permis d’anticiper les potentiels problèmes et d’y apporter des solutions pertinentes et rapides.

Après l’événement

Votre événement est terminé et tout s’est bien déroulé ! Il est désormais temps de mesurer son succès. Vos objectifs ont-ils été remplis ? La soirée a-t-elle été concluante ? Qu’en ont pensé vos invités ?

1 : Récoltez les avis de vos invités

Il est très important d’obtenir un feedback et pour cela vous pouvez soumettre un court questionnaire par email dès le lendemain de l’événement. Cette démarche permet de savoir si vos objectifs sont atteints et d’identifier ce qu’il faut améliorer lors des prochains événements.

2 : Envoyez un compte-rendu sur les résultats obtenus

En vous basant sur vos objectifs de départ et sur le questionnaire de satisfaction, vous pouvez analyser les résultats à retranscrire dans un compte-rendu. L’analyse des résultats est une étape importante après l’événement car elle vous permet de comprendre ce qui n’a pas fonctionné et de mettre en valeurs les points positifs. Ce compte-rendu doit être distribué à toutes les personnes impliquées dans l’organisation de l’événement.

3 : Remerciez vos invités

Dans les jours suivant l’événement, continuer de faire vivre la magie et la convivialité en gardant le lien avec vos convives. Remerciez-les de leur présence, de l’avis qu’ils ont émis à la fin de votre projet et donnez-leur rendez-vous dans un futur proche…

Organiser votre événement à Kinepolis

Vous l’avez compris, la réalisation d’un événement est une tâche importante qui demande un investissement en temps considérable. Que diriez-vous de vous débarrasser des tracas et du stress de l’organisation ? Grâce à plus de 23 ans d’expérience en événementiel et un réseau de cinémas aux infrastructures modulables et polyvalentes, Kinepolis vous propose des solutions sur-mesure 100% personnalisables qui répondront à chacun de vos besoins.

Séminaire, convention, projection privée, incentive… tous vos événements trouvent leur place dans nos cinémas. Nos infrastructures s’adaptent à la nature de votre projet, nos salles de cinéma sont équipées de la meilleure technologie d’image et de son et nos larges fauteuils offrent un confort inégalé à vos invités.

Mais la magie de Kinepolis ne s’arrête pas à ses salles amphithéâtres ! Vous trouverez dans nos cinémas, des espaces réceptifs privatisables pour partager un moment convivial avec vos clients et collaborateurs autour d’un repas assis ou d’un cocktail dinatoire.

De l’accompagnement à l’organisation clé en main de votre projet, notre équipe est à vos côtés pour réaliser l’événement qui vous ressemble. Pleinement conscient que la confiance est un élément clé dans l’organisation d’un événement, nous nous sommes entourés d’un réseau de prestataires que nous mettons à votre disposition : traiteur, animations, décoration, technique… tout est possible !

Vous avez un projet et souhaitez être accompagné par une équipe d’experts ?
Vous souhaitez vous démarquer pour marquer les esprits ?

N’attendez plus pour nous contacter !

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